La factura electrónica es una factura que se emite y recibe en formato digital, con la misma validez legal que una factura en papel cuando cumple los requisitos establecidos. Permite documentar operaciones comerciales, agilizar el intercambio de información y facilitar su integración con los programas de contabilidad y gestión.
En España, la Ley Crea y Crece establece la facturación electrónica obligatoria entre empresas y profesionales, con un calendario de implantación que comienza el 6 de octubre de 2027 y se amplía al resto de negocios el 6 de octubre de 2028.
Para las pymes y los autónomos, el cambio más importante no consiste simplemente en dejar de imprimir facturas: las operaciones afectadas deberán documentarse mediante formatos electrónicos estructurados que permitan procesar los datos automáticamente.
Qué es una factura electrónica
Una factura electrónica es un documento fiscal expedido y recibido por medios electrónicos que acredita una entrega de bienes o una prestación de servicios.
Debe contener los datos obligatorios de cualquier factura, como el número, la fecha, la identificación de las partes, la descripción de la operación, la base imponible y los impuestos aplicables.
La normativa distingue entre dos formas de facturación electrónica:
- Factura electrónica no estructurada: suele consistir en un PDF u otro archivo digital que puede leerse visualmente, pero cuyos datos no están necesariamente preparados para su procesamiento automático.
- Factura electrónica estructurada: utiliza un formato de datos normalizado que permite intercambiar y procesar la información entre sistemas informáticos sin tener que introducirla manualmente.
Esta distinción resulta fundamental porque un PDF enviado por correo electrónico no cumple por sí solo los requisitos del nuevo sistema obligatorio de facturación electrónica B2B.
Cuándo será obligatoria la factura electrónica en España
La Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece, establece la obligación de utilizar factura electrónica en las operaciones comerciales afectadas entre empresarios y profesionales.
El Real Decreto 238/2026 desarrolla este sistema y la Orden HAC/1028/2026, en vigor desde el 6 de octubre de 2026, determina el inicio del cómputo de los plazos de implantación.
| Empresas y profesionales | Fecha de obligación de emitir y recibir |
|---|---|
| Volumen de operaciones superior a 8 millones de euros en el año natural anterior | 6 de octubre de 2027 |
| Resto de empresas, pymes y autónomos | 6 de octubre de 2028 |
El umbral de ocho millones se refiere al volumen de operaciones a efectos del IVA, no al beneficio de la empresa.
Además, la comunicación de los estados de las facturas y de sus pagos tiene un calendario específico:
- 6 de octubre de 2027: empresarios y profesionales que superen los ocho millones de euros.
- 6 de octubre de 2028: resto de personas jurídicas y entidades obligadas.
- 6 de octubre de 2029: personas físicas y entidades en régimen de atribución de rentas incluidas en la obligación.
Durante los primeros doce meses de aplicación de la obligación a los grandes empresarios y profesionales, deberán acompañar las facturas electrónicas emitidas con un documento PDF que garantice su legibilidad para los demás destinatarios empresariales.
El calendario puede consultarse directamente en la Agencia Tributaria, en su calendario oficial de implantación.
Qué empresas y operaciones están afectadas
La obligación general afecta a empresarios y profesionales que deban expedir facturas por operaciones con otros empresarios o profesionales establecidos en España, dentro del ámbito previsto por la normativa.
Esto incluye, por ejemplo, a una empresa de mantenimiento que factura sus servicios a otra sociedad, una agencia de marketing que trabaja para clientes empresariales o un autónomo que presta servicios profesionales a una pyme.
La nueva obligación no debe confundirse con la facturación a consumidores particulares (B2C), que no queda sometida de forma general a este sistema B2B. Tampoco sustituye los procedimientos específicos de facturación a las Administraciones Públicas.
Antes de implantar un sistema conviene comprobar el ámbito de aplicación y las excepciones legales, especialmente en operaciones internacionales, facturas simplificadas y regímenes especiales.
Cómo funciona la facturación electrónica entre empresas
En el nuevo sistema, la información de una factura podrá transmitirse mediante plataformas privadas de intercambio, la solución pública de facturación electrónica o una combinación de ambas.
El proceso habitual comprende cinco operaciones:
- Emisión: la empresa genera la factura con los datos fiscales de la operación mediante un programa compatible.
- Generación del formato estructurado: el sistema prepara la información en una sintaxis electrónica admitida.
- Transmisión: la factura se envía al destinatario por los canales de intercambio previstos.
- Recepción y registro: el sistema del cliente recibe los datos y puede incorporarlos a su contabilidad o circuito de aprobación.
- Seguimiento: se gestionan los estados de la factura y la información sobre su pago según las obligaciones y plazos aplicables.
Cuando se utilizan plataformas privadas, la normativa también contempla la remisión de una copia electrónica fiel a la solución pública en formato UBL.
Ejemplo práctico de una factura electrónica
Una empresa de mantenimiento presta un servicio mensual a una pyme por 1.000 euros más el 21 % de IVA.
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Servicio de mantenimiento | 1.000,00 € |
| IVA (21 %) | 210,00 € |
| Total de la factura | 1.210,00 € |
En lugar de generar únicamente un PDF para enviarlo por correo, la empresa emite una factura estructurada que contiene los mismos datos fiscales. El destinatario puede recibirlos automáticamente en su sistema de gestión.
Así se evita introducir manualmente el número de factura, la base imponible o el IVA. Sin embargo, la automatización no elimina la necesidad de comprobar que el servicio se ha prestado correctamente ni de autorizar el pago.
Qué requisitos debe cumplir una factura electrónica
Una factura electrónica debe cumplir tanto los requisitos generales del Reglamento de facturación como las condiciones técnicas correspondientes a su modalidad.
Entre los aspectos esenciales están:
- Autenticidad del origen: debe poder garantizarse la identidad del emisor.
- Integridad del contenido: debe garantizarse que los datos no se han alterado indebidamente.
- Legibilidad: la información debe poder consultarse durante el periodo de conservación.
- Datos fiscales completos: debe incluir los elementos obligatorios según el tipo de factura y operación.
- Conservación y acceso: los documentos deben mantenerse disponibles para su consulta y comprobación durante los plazos exigidos.
En el sistema B2B obligatorio también deben respetarse los requisitos específicos sobre formatos estructurados, firma electrónica, identificación de facturas e intercambio de información.
Estas obligaciones deben integrarse en la gestión de la facturación empresarial, especialmente cuando intervienen varios departamentos o aplicaciones informáticas.
Factura electrónica y VERI*FACTU: diferencias
Una de las confusiones más habituales consiste en considerar que la facturación electrónica obligatoria y VERI*FACTU son el mismo sistema. Aunque están relacionados con la digitalización fiscal, regulan cuestiones distintas.
| Aspecto | Factura electrónica B2B | VERI*FACTU y sistemas SIF |
|---|---|---|
| Finalidad | Intercambiar facturas electrónicas entre empresas y profesionales | Garantizar la integridad y trazabilidad de los registros de facturación |
| Normativa principal | Ley 18/2022 y RD 238/2026 | RD 1007/2023 y normativa de desarrollo |
| Elemento central | Factura estructurada e intercambio electrónico | Registro de facturación generado por el software |
| Comunicación con Hacienda | Intercambio y remisión de información conforme al sistema B2B | Remisión automática de registros en modalidad VERI*FACTU; conservación en modalidad no verificable |
Por ejemplo, un programa puede estar adaptado a los requisitos de los sistemas informáticos de facturación y, aun así, necesitar funcionalidades adicionales para emitir, recibir y gestionar las facturas estructuradas exigidas por el sistema B2B.
La Agencia Tributaria dispone de información específica sobre los sistemas de facturación y VERI*FACTU, cuyos plazos de adaptación deben comprobarse por separado.
Qué necesita una pyme para implantar la factura electrónica
La adaptación no consiste necesariamente en sustituir todo el programa de gestión. El primer paso es identificar si el software actual puede actualizarse para cumplir las nuevas condiciones.
Antes de contratar una solución, conviene verificar cuatro aspectos concretos:
- Compatibilidad normativa: posibilidad de generar y recibir facturas en los formatos estructurados admitidos.
- Interoperabilidad: capacidad para trabajar con la solución pública y las plataformas privadas correspondientes.
- Integración contable: conexión con el sistema que registra ventas, compras, cobros e impuestos.
- Seguimiento y conservación: herramientas para consultar facturas, gestionar estados, controlar pagos y conservar los documentos.
Para una microempresa con pocas facturas mensuales, una solución sencilla puede resultar suficiente. Una pyme con cientos de facturas, varios responsables de aprobación y diferentes programas necesitará prestar más atención a las integraciones y a los controles internos.
El coste debe analizarse teniendo en cuenta el volumen de documentos, las funcionalidades y la asistencia técnica. No existe un precio único para implantar la facturación electrónica.
Cómo puede mejorar el control de cobros y pagos
La facturación electrónica puede reducir errores de transcripción y facilitar el seguimiento de las facturas, pero no garantiza que los clientes paguen antes.
Su utilidad para la tesorería depende de que la empresa registre adecuadamente los vencimientos y mantenga actualizado el estado de los documentos.
Por ejemplo, una pyme que emite 80 facturas mensuales puede utilizar la información estructurada para identificar las pendientes de cobro sin revisar manualmente cada PDF. Si conecta estos datos con su previsión de tesorería, tendrá una base más fiable para estimar las entradas de dinero previstas.
Es importante distinguir entre tres fechas: emisión de la factura, vencimiento del pago y cobro efectivo. Una factura emitida y aceptada no representa necesariamente dinero disponible en la cuenta bancaria.
Errores habituales al implantar la factura electrónica
El primero es asumir que enviar facturas en PDF ya permite cumplir con la futura obligación B2B. El PDF puede seguir utilizándose en determinados contextos, pero no sustituye por sí solo al formato estructurado exigido.
Otro error consiste en elegir un programa sin comprobar si podrá intercambiar facturas con los sistemas utilizados por clientes y proveedores. También es frecuente centrarse en la emisión y olvidar la recepción, la aprobación y el seguimiento de pagos.
Finalmente, conviene evitar la duplicación de procesos: imprimir una factura, introducirla manualmente en contabilidad y volver a registrarla en otra aplicación reduce considerablemente las ventajas de trabajar con datos electrónicos estructurados.
Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica
¿Una factura en PDF es una factura electrónica?
Sí, un PDF puede constituir una factura electrónica válida cuando cumple los requisitos aplicables. Sin embargo, un PDF por sí solo no satisface la exigencia de formato estructurado del nuevo sistema obligatorio entre empresas y profesionales.
¿Los autónomos tendrán que emitir facturas electrónicas?
Sí, los autónomos incluidos en el ámbito de la normativa deberán utilizar el sistema obligatorio para las operaciones B2B afectadas. Con carácter general, la obligación de emitir y recibir comienza el 6 de octubre de 2028 para quienes no superen el umbral de ocho millones de euros.
¿Es obligatorio contratar un programa de pago?
No necesariamente. El sistema contempla una solución pública de facturación electrónica, además de las plataformas privadas. La elección dependerá de las necesidades operativas, las integraciones y los requisitos técnicos aplicables.
¿Es lo mismo emitir facturas a particulares que a empresas?
No. El sistema obligatorio regulado por la Ley Crea y Crece se centra en operaciones entre empresarios y profesionales. Las ventas a consumidores particulares siguen las obligaciones de facturación que les correspondan.
¿La factura electrónica debe llevar firma digital?
Depende del tipo de factura y del sistema aplicable. La autenticidad e integridad pueden garantizarse mediante distintos mecanismos admitidos por la normativa. En el sistema B2B obligatorio deben cumplirse los requisitos técnicos y de firma establecidos en su regulación específica.
Normativa y fuentes oficiales
La regulación de la factura electrónica en España se apoya principalmente en las siguientes disposiciones y recursos:
- BOE: Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas.
- BOE: Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
- BOE: Orden HAC/1028/2026, reguladora de la solución pública de facturación electrónica.
- Agencia Tributaria: calendario oficial de implantación.
- Portal Facturae: información institucional sobre la factura electrónica.
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